Vamos suponiendo éste escenario, por una epidemia de gripe, la mayoría de sus empleados clave faltan por varios días, aunque no es una enfermedad catastrófica, el efecto en su organización puede ser devastador.
Muchos negocios han invertido tiempo y dinero en preparar planes para la continuidad de la operación, desgraciadamente la mayoría de estos planes están enfocados a la infraestructura y sistemas. Aunque se sienten preparados para contingencias técnicas no lo están para una interrupción laboral de grandes proporciones. Una reciente encuesta mostró que el 42% de los gerentes de TI piensan que el punto más débil en caso de una interrupción laboral se puede solucionar permitiendo a sus usuarios clave que entren remotamente a la red de la organización.
A diferencia de huracanes o terremotos, una pandemia de gripe no afecta la infraestructura de su organización, pero si puede mantener a sus empleados clave en casa por días o semanas, además hay que considerar otro asunto, en caso de una pandemia, es necesario mantener a los trabajadores sanos lejos de los enfermos.

Salvando la brecha con el control remoto

Un plan de continuidad de negocios debe incluir el procedimiento para transferir a una locación alterna en un breve tiempo los servicios o tareas que efectúan sus trabajadores en caso de una interrupción laboral. El plan debe describir como sus empleados clave pueden trabajar aún si están convaleciendo en casa.
 
Actualmente muchas compañías están ofreciendo a sus empleados la facilidad de trabajar desde su casa y afortunadamente existen muchas soluciones de TI confiables para lograr esto.

Considere las siguientes recomendaciones para elaborar su plan:

• ¿Cuáles empleados necesitarán accesar los recursos desde su casa?
  Prepare una lista de los usuario clave para la operación de su negocio, considere solo a los de “misión crítica”. Usualmente son solo una parte pequeña del staff de su organización.

• ¿Cómo trabajaran esos empleados en caso de que no puedan ir a la oficina?
  Si usted cuenta con tecnología de control remoto, verá lo fácil que es proporcionar a estos empleados con esta herramienta.

• ¿Qué recursos necesitan accesar desde su casa?
  Usualmente estos recursos se encuentran un su computadora de escritorio, no necesariamente en la red de la organización. Verifique que su solución de control remoto permita accesar remotamente a las computadoras de escritorio.

• ¿Qué preparación debe hacer para configurar la solución de control remoto?
  Es necesario configurar el equipo desde donde se trabajará en casa, recuerde probar y probar para evitar sorpresas.

• ¿Existe alguna consideración especial referente a la seguridad de la información?
  Tome en cuenta las implicaciones que conlleva el tener acceso a información desde las casas de sus trabajadores.

Afortunadamente existen en el mercado muchas compañías que ofrecen la tecnología para trabajar remotamente, consulte a su asesor de TI, que seguramente encontrará la mejor solución de acuerdo a sus necesidades.

Más información…

 
Mientras que el tradicional software CRM (Customer Relationship Management) es complicado y caro implementarlo en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, un eCRM (electronic Customer Relationship Management) es una herramienta que le permite a estas organizaciones permanecer competitivas en el ambiente de negocios actual. Su relación costo beneficio es la mejor del mercado, pagándose rápidamente al mejorar el contacto con sus clientes.

 ¿Haga  las siguientes preguntas a su organización (o a sus clientes)?

1. ¿Cuánto correo recibe diariamente?
2. ¿Quién contesta dichos correos?
3. ¿Cuál es el estado actual de esas solicitudes?
4. ¿Qué están preguntando dichos clientes?
5. ¿Están recibiendo la respuesta adecuada en tiempo y forma?

    Si su organización recibe 30 o más correos en las cuentas ventas@dominio.com, info@dominio.com, soporte@dominio.com o cualquier cuenta de contacto con clientes, Outlook® o cualquier otro cliente de correo estándar no es la solución para sus necesidades.

 Recientes estudios de mercado muestran que 88% de los clientes esperan recibir una respuesta dentro de las 24 horas posteriores al envío de su mensaje, y 13% dicen que NO harán negocios con organizaciones que no respondan sus correos en este periodo.

 Cuando analizamos porqué la mayoría de las organizaciones no proveen servicios de calidad en su manejo de correo electrónico con clientes, primero debemos ver con que herramientas cuentan para este fin.

 Los Sistemas Electrónicos de Gestión de Relaciones con Clientes o eCRM (por sus siglas en inglés) están diseñados para proveer a las organizaciones con las herramientas esenciales para el manejo de esta carga de correos. Permiten a su staff de atención al cliente tener a la mano todo el historial de correo de los clientes,  crear y usar respuestas estandarizadas a los requerimientos más comunes, distribuir los mensajes al representante apropiado, alertar a la gerencia si las respuestas no se hacen en tiempo, seguir la pista de quien contestó y hacer reportes del desempeño global e individual de su staff.

Un sistema eCRM asegura calidad, una mejor satisfacción del cliente y un pronto ROI (retorno de inversión).

 ¿Más información?… Consulte en la sección de productos Visnetic Mailflow

Un nuevo mundo de amenazas en línea

Hace algunos años, la mayoría de las amenazas en línea eran relativamente benignos ejemplos de la capacidad técnica de algún adolescente, pero a través del tiempo se han convertido en sofisticadas amenazas que están diseñadas para capturar información (personal, financiera o de negocios); son actos maliciosos de Hackers y/o del crimen organizado. El impacto es serio y el número de víctimas se amplía día con día.
Para las PYMES, el Spam se puede convertir rápidamente en un asesino silencioso , saturando los recursos de sus servidores de correo y ancho de banda de acceso a internet, de acuerdo con estadísticas recopiladas por Message Labs:

•  1 de cada 1.33 mensajes es Spam.
•  1 de cada 126 correos contiene un virus o troyano.
•  1 en 7 empleados manejará contenido dañino en la web.

Tipos de riesgos ocasionados por las amenazas en línea.

1. Riesgos de Continuidad
Un ataque masivo de Spam puede ocasionar “la caída” de algún servidor por horas o por días. Si en este equipo corre alguna aplicación vital para la operación (p. ej. un CRM), se tendrán pérdidas económicas.
2. Riesgos de Contenido
Un ataque malicioso puede “guardar” archivos con imágenes no apropiadas (p. ej. pornografía) en los servidores. Así como también enviar información clasificada a personas no autorizadas.
3. Riesgos en las Normas o Políticas
Políticas “en línea” no solo se refieren a normar los hábitos de navegación de los empleados, sino también a prevenir el acceso a ciertos sitios y contenidos que pueden ocasionar problemas legales a la organización.
4. Riesgos de Asignación de recursos
Estos se refieren a la falta de recursos que pueden aumentar la posibilidad de ataques externos. Ejemplos pueden ser:
     a) Uso de consultores externos no calificados
     b) Staff de TI no capacitado continuamente
     c) Presupuesto insuficiente para la compra y/o actualización de Hardware y Software de seguridad.

El volumen de amenazas en línea está creciendo más rápidamente que el número de correos enviados. De acuerdo a un reporte reciente de IDC, entre 1998 y 2006 el número de correos enviados creció tres veces más que el número de personas que los enviaron, debido en gran parte al Spam. Ver figura.

Invertir en seguridad informática no es una opción, es una necesidad, actualmente existen compañías que ofrecen a las PYMES vía outsourcing un portafolio de servicios para este fin, acérquese a ellas.

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Información Software de Blindaje

Conocida como (IT Asset Management (ITAM))

En la actualidad, con un mundo de negocios tan competitivo, se hace más importante que nunca asegurarse que su organización tenga una estrategia para la gestión de activos en el área de TI. Las organizaciones cada vez más, buscan maneras de maximizar el uso de los activos en TI, optimizar los recursos para mantener los costos bajos y mantener la tecnología accesible.

¿Qué compone una solución de ITAM?

• Repositorio. En el corazón de cualquier sistema ITAM, está el repositorio de información o base de datos que contiene toda la información relacionada a los activos de TI.
• Administración de compras y requerimientos. Cuando nuevos activos entran a la organización, los sistemas financieros, logísticos, de recursos humanos y de servicios son afectados. El proceso de compras debe contemplar no sólo la actualización de estos sistemas sino también la actualización del repositorio de activos de TI, controlando previamente cada paso del proceso de compra y recepción de activos.
• Administración de la mesa de ayuda/servicio. Siendo esta función un componente clave para asegurar la continuidad del negocio, resulta crítico que la función de mesa de ayuda/servicio cuente con toda la información disponible del activo de TI sobre el cual se tiene el requerimiento de servicio. Asimismo, los resultados de estos servicios deben verse reflejados en el repositorio de información de ITAM.
• Administración de licencias y contratos. Este componente debe ayudar a administrar efectivamente los contratos de leasing, controlar el número de licencias de software utilizadas, así como administrar los contratos de nivel de servicio en la organización.
• Interfaces con otros sistemas. El sistema ITAM debe integrarse con los sistemas financieros y de recursos humanos para asegura.

¿Qué ventajas tengo al implementar una solución ITAM?

• Ahorro de hasta el 90% del tiempo invertido en el “levantamiento” del inventario de hardware y software.
• Solucionar el problema de identificación de software sin licencia o no autorizado en la organización.
• Ayuda a detectar cualquier cambio en el hardware del equipo inventariado. (útil para evitar el robo de componentes).
• Mejorar el soporte técnico, al tener disponibles todas las características de los equipos.
• Planear de mejor forma la compra de equipos o actualizaciones de software.

Como todas las iniciativas de TI, una práctica exitosa de ITAM requiere, además de procesos claramente definidos y una buena tecnología que los soporte, una gran voluntad por parte de la organización para llevarla a cabo.

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